Konsolidieren Sie Ihre Software-Ausgabendaten für eine bessere IT-Budgetplanung

Cyber-Angriffe nehmen an Häufigkeit und Komplexität zu. Die Technologie entwickelt sich rasant. Die Welt wird immer abhängiger von der Unterstützung digitaler Tools und Apps, um Geschäftsaufgaben zu erledigen. Kein Wunder also, dass es schwierig ist, sich an IT-Budgets zu halten, auch wenn sie weiter wachsen.

In den letzten vier Jahren hat eine Mehrheit der CIOs berichtet, dass ihre IT-Budgets im Vergleich zum Vorjahr gestiegen sind.

In In ähnlicher Weise gaben 44% der Unternehmen an, dass sie beabsichtigen, ihre Ausgaben für Technologie im Jahr 2020 zu erhöhen, im Gegensatz zu 38% im Vorjahr. Während der größte Teil dieses erhöhten Budgets veraltete technische Hardware, Server und andere Geräte ersetzen wird, wird immer noch etwa ein Drittel für Software ausgegeben.

Steigende IT-Budgets machen es noch wichtiger, die technischen Ausgaben sorgfältig zu verwalten. Eine gründliche und genaue Planung der Ausgaben für Software-Stacks bietet eine Reihe von Vorteilen, einschließlich einer guten Kommunikation zwischen dem CEO und dem CIO über Geschäftsprioritäten und optimierte Beschaffungsprozesse.

Dies erfordert jedoch zuverlässige Daten über Ihre Software-Ausgaben, die schwer zu bekommen sind durch. Verschiedene Abteilungen Ihres Unternehmens haben wahrscheinlich unterschiedliche Tech-Sourcing-Prozesse mit einer beliebigen Anzahl unterschiedlicher Zahlungsmethoden. Darüber hinaus ist es aufgrund der einfachen Einführung von Software-as-a-Service (SaaS) und der Beliebtheit von Webbrowser-basierten SaaS-Schnittstellen äußerst schwierig zu dokumentieren.

Sie müssen auch wissen, welche Tools Abonnements haben Wird automatisch erneuert und ist fällig.

Ohne die richtigen Ressourcen zur Überwachung der IT-Betriebsstrategie und zur Bereitstellung von IT-Services können Sie deren Ausgaben nicht wirklich verstehen. Es ist wichtig, effiziente Tools zum Messen, Verwalten und Kommunizieren des RoI für IT-Ausgaben zu verwenden, damit Sie Budgets optimieren und Transparenz und Vertrauen in IT-Abteilungen und -Investitionen erhöhen können.

Erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihres IT-Budgets

Wenn es darum geht Um Ihr IT-Budget zu reduzieren, müssen Sie sich vor allem darüber informieren, wie viel Sie ausgeben. Es ist unmöglich, richtig zu budgetieren, wenn Sie nicht wissen, wie viel ausgegeben wird, warum und welche Ihre teuersten Apps sind.

Sie können Ausgabenanalysesoftware wie AppZen oder Jaggaer verwenden, um Ausgaben anzuzeigen und leicht verständlich zu generieren Geben Sie Berichte aus und vereinen Sie Ausgabendaten aus vielen Quellen zu einer einzigen Quelle der Wahrheit. Diese Tools helfen Ihnen auch dabei, die teuersten Apps zu finden, sodass Sie nach kostengünstigeren Alternativen suchen können.

Es geht jedoch nicht nur darum, Ihre Ausgaben zu verfolgen, sondern auch darum, dies effektiv zu tun. Untersuchungen von Deloitte zeigen, dass 67% der Unternehmen die IT-Ausgaben von Fall zu Fall verfolgen, aber nur 48% der „digitalen Avantgarden“ tun dasselbe. Stattdessen weisen digitale Avantgarden Unternehmensleiter eher dazu an, Ausgaben zu messen und Dashboard oder Scorecards zu verwenden, um Nutzen und Kosten zu kommunizieren.

Agilität mit Einsicht in Einklang bringen

Eine Reihe von Organisationen stehen in Konflikt zwischen dem Streben nach agilen Geschäftspraktiken und ihre traditionelleren, festen IT-Budgets. Der agile Ansatz ermöglicht mehr Flexibilität bei der Reaktion auf neue Szenarien und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre eigenen Tools zum Tech-Stack des Unternehmens hinzuzufügen, wenn sie dies benötigen.

Eine erfolgreiche Budgetierung erfordert jedoch, dass IT-Teams die Kontrolle über den Technologieeinsatz behalten. Ihr perfekt ausgeglichenes Budget könnte entgleist sein, wenn Mitarbeiter sich für neue Tools und Apps anmelden, die Sie in Ihren Plänen nicht berücksichtigt haben.

Verwenden Sie am besten eine leistungsstarke SaaS-Verwaltungslösung wie Torii, um neue Tools sofort zu entdecken und zu bewerten. Dies gibt IT-Teams die volle Sichtbarkeit, um neue Lizenzen zu erkennen und nach Belieben zu genehmigen oder zu blockieren.

Geschäftstools werden zunehmend dezentralisiert, wobei die meisten mehr als einen oder zwei Hauptbesitzer haben, was es schwierig macht, ohne Einblick in Ihren Tech-Stack zu gelangen Eine Managementlösung wie Torii, die Licht ins Dunkel bringt.

Verfolgen von Nutzungsniveaus

Da sich die Märkte schneller bewegen und wettbewerbsfähiger werden, ist zu erwarten, dass Unternehmen verlangen, dass IT-Abteilungen mit Geschäftsfunktionen zusammenarbeiten, um sowohl Wert zu liefern als auch bereitzustellen Wichtige Unternehmensdienste.

Dies erfordert eine sorgfältigere Planung Ihres IT-Budgets, um den RoI und die Wertschöpfung zu demonstrieren.

Der einzige Weg, dies zu erreichen, besteht darin, die tatsächlichen Nutzungsmuster Ihrer Mitarbeiter zu kennen, sodass dies hilfreich sein kann Wenden Sie sich an Single Sign-On-Tools wie Okta, die zeigen, wer sich bei jeder App anmeldet und wie sie diese verwendet. Sie möchten weiterhin eine App unterstützen, die beispielsweise mehrmals täglich von mehreren Abteilungen verwendet wird. Eine App, die nur von Jim in der Buchhaltung verwendet wird, kann jedoch Ihr Budget unnötig belasten.

Es ist auch nützlich, danach zu suchen Überlappende Tools, bei denen Sie zweimal für im Wesentlichen dasselbe bezahlen.

SSO-Tools verfolgen jedoch nur Apps, die Ihr IT-Team bereits kennt. Es ist möglich, dass die App, die auf dem Papier großartig aussah, im wirklichen Leben nicht funktioniert und unpraktisch ist. Daher haben Ihre Mitarbeiter zu einer anderen App gewechselt, die ihren Anforderungen besser entspricht. Wenn Sie nur Okta haben, wissen Sie nur, dass Mitarbeiter das von Ihnen bereitgestellte Tool nicht verwenden. Glücklicherweise lässt sich Okta in SaaS-Verwaltungsplattformen wie Torii integrieren, um zu zeigen, welche App sie stattdessen verwenden, sodass Sie die Nutzung aller Apps im gesamten Unternehmen verfolgen können.

Darüber hinaus hätte der Hälfte des Unternehmens möglicherweise Zugriff gewährt zu App X, aber da jeder einzeln angemeldet ist, verpassen Sie einen Gruppenrabatt. Torii weist auch auf diese Fälle hin und bringt Ihrem Unternehmen mehr Wert, wenn es in Verbindung mit Ihren SSO-Tools verwendet wird.

Bessere Daten zu Softwareausgaben verbessern Ihr IT-Budget

Wenn Sie bessere Daten zu Ihren SaaS-Ausgaben erhalten, können Sie bessere Entscheidungen über Ihre Ausgaben treffen IT-Budget und erhöht letztendlich das Vertrauen zwischen der IT-Abteilung und Ihrem CEO und anderen Entscheidungsträgern.

Wenn Sie wissen, wie Ihre Geschäftstools verwendet werden, können Sie Ihre Ausgaben verfolgen und das richtige Gleichgewicht zwischen der Unterstützung von Agilität und der Aufrechterhaltung der Kontrolle finden oder Technologie, Sie können sicher sein, dass Sie das richtige Geld an den richtigen Orten ausgeben, um einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen.

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