Sonntag , Oktober 4 2020

So erstellen Sie einen redaktionellen Kalender in Google Kalender [Free Templates]

Eine der häufigsten Fragen, die wir von aufstrebenden und aktuellen Inbound-Vermarktern erhalten, lautet: "Wie verwalten Sie all diese Inhalte?"

Wenn wir ihnen mitteilen, dass wir ein Editorial verwenden Kalender, die nächste Frage ist oft: "Oh, wie viel kostet das?"

 Kostenloser Download: Marketing Editorial Kalendervorlage

Nichts. Weil wir größtenteils Google Kalender verwenden.

Überrascht? Es gibt viele großartige Kalender-Tools, aus denen Sie auswählen können. (Für diejenigen unter Ihnen, die HubSpot-Kunden sind, ist ein Marketingkalender direkt in die HubSpot-Software integriert.) Nachdem wir jedoch eine Menge anderer Lösungen ausprobiert hatten, stellte unser Team fest, dass wir mit nur einem einfachen Google Kalender wirklich die besten Ergebnisse erzielt haben. Tatsächlich war dies die am längsten laufende redaktionelle Kalenderlösung, die unser Team jemals gesehen hat.

So richten wir sie ein.

Folgen Sie den kostenlosen redaktionellen Kalendervorlagen

 HubSpots Blog-redaktioneller Kalender - kostenlose Vorlage in Excel Laden Sie die Vorlage kostenlos herunter

1. Laden Sie die kostenlosen redaktionellen Kalendervorlagen von HubSpot herunter.

Das Erste: Laden Sie die obigen Kalendervorlagen herunter (sie sind kostenlos). Auf diese Weise haben Sie drei redaktionelle Kalendervorlagen auf Ihrem Computer, die Sie nach Belieben verwenden können: eine für Google Kalender, einer für Excel und einer für Google Sheets. In diesem Blog-Beitrag werden wir erläutern, wie die Excel-Vorlage in Google Kalender importiert wird.

2. Passen Sie Ihre Vorlage an und bereiten Sie den Import in Google Kalender vor.

Standardmäßig werden die Veröffentlichungsdaten der von Ihnen heruntergeladenen Vorlagen für das Jahr 2016 gestempelt. Sie können sie in der Tabelle selbst auf das aktuelle Jahr ändern Ziehen Sie sie auch auf die Daten Ihrer Wahl, nachdem Sie die Datei in Google Kalender hochgeladen haben.

Mit Google Kalender können Sie ganz einfach einen Kalender laden, den Sie möglicherweise in einem anderen Programm in Google erstellt haben. Dies schließt Microsoft Excel ein. So importieren Sie die im vorherigen Schritt heruntergeladene Excel-Kalendervorlage in Google Kalender:

3. Google Kalender öffnen.

Sobald Sie einen Kalender heruntergeladen (oder erstellt) haben, der in Microsoft Excel geöffnet wird, ist es Zeit, Google Kalender zu öffnen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie bereits in dem Google Mail-Konto angemeldet sind, auf das dieser Kalender Zugriff haben soll.

4. Verwenden Sie das Dropdown-Menü auf der linken Seite, um einen neuen Kalender zu erstellen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Google Kalender so einzurichten, dass die Informationen in Ihrer Excel-Tabelle berücksichtigt werden. Gehen Sie zunächst in Ihren Google Kalender und klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben "Andere Kalender" (siehe Abbildung unten). Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü "Neuen Kalender erstellen".

 Hinzufügen eines neuen Kalenders in Google Kalender

5. Füllen Sie die Details Ihres neuen Kalenders aus.

Füllen Sie die Felder aus, die auf dem nächsten Bildschirm angezeigt werden. Dies beinhaltet eine kurze Beschreibung Ihres Kalenders, wie unten gezeigt, um den Personen den richtigen Kontext zu geben, wenn Sie sie in diesen Kalender einladen. Wenn Sie mit dem Ausfüllen der Details fertig sind, klicken Sie auf "Kalender erstellen".

 Hinzufügen von Details in Google Kalender zum Erstellen eines neuen Kalenders

6. Importieren Sie Ihre XLS- oder CSV-Datei aus demselben Dropdown-Menü.

Mit demselben Dropdown-Menü, das Sie zum Erstellen Ihres redaktionellen Kalenders verwendet haben, importieren Sie jetzt die Excel-Datei selbst in Google Kalender. Klicken Sie auf dieses Pluszeichen und wählen Sie "Importieren".

Klicken Sie auf das Upload-Feld mit der Aufschrift "Datei von Ihrem Computer auswählen" und suchen Sie die Datei mit dem Titel "Blog Editorial Calendar – Excel", die in der in Schritt heruntergeladenen ZIP-Datei enthalten war 1, oben.

7. Wählen Sie aus, zu welchem ​​Kalender diese Datei hinzugefügt werden soll.

Klicken Sie im zweiten Feld unter Ihrer importierten Datei auf die Dropdown-Liste "Zum Kalender hinzufügen". Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen des gerade erstellten Kalenders aus dem Dropdown-Menü auswählen (siehe Abbildung unten). Klicken Sie dann auf "Importieren".

 Excel-Kalender in Google Kalender importieren

8. Klicken Sie auf Importieren.

Wenn Sie Ihre Excel-Datei hochgeladen und den Kalender ausgewählt haben, zu dem Sie diese Datei hinzufügen möchten, klicken Sie auf "Importieren". In einem Dialogfeld "Kalender importieren" wird angezeigt, dass sieben Ereignisse erfolgreich importiert wurden. Klicken Sie auf "Schließen".

Wenn Sie die Daten der ersten sieben Zuweisungen im ursprünglichen Excel-Dokument nicht geändert haben, können Sie dies jetzt tun. Navigieren Sie zum 3. Januar 2016, dem Beginn Ihres Kalenders. Stellen Sie sicher, dass alle anderen Kalender vorübergehend ausgeblendet sind, indem Sie auf das farbige Feld links neben dem Kalendernamen klicken. In der Woche vom 3. Januar 2016 sollte an jedem Tag von 10 bis 11 Uhr nur ein "Blog TBD" -Kalenderereignis angezeigt werden.

Verwenden Sie das Bearbeitungsfenster jeder Zuweisung, um das Veröffentlichungsdatum zu ändern. Wenn Sie beispielsweise mit der Veröffentlichungszeit um 10 Uhr zufrieden sind, können Sie einfach das Datum von X Januar 2016 auf X Januar 2019 ändern. Jede Zuweisung wird dann als Ereignisblöcke in Ihrer monatlichen Kalenderansicht 2019 angezeigt.

9. Bestimmen Sie Ihren Veröffentlichungsplan.

Nachdem Sie Ihren Kalender erstellt haben, ist es Zeit, ihn mit Aufgaben für das Jahr zu füllen. In diesem Fall müssen Sie einige Entscheidungen über den Veröffentlichungsplan Ihres Blogs treffen.

Während die von Ihnen importierte Excel-Datei einen Blog-Beitrag pro Tag enthält, bedeutet dies nicht, dass Sie sieben Tage die Woche veröffentlichen müssen. Vielleicht möchten Sie jeden Montag, Mittwoch und Freitag veröffentlichen. Oder vielleicht planen Sie, nur donnerstags zu veröffentlichen. Denken Sie daran, der Schlüssel zum erfolgreichen Bloggen ist Qualität vor Quantität. Überbeanspruchen Sie keinen Blogging-Zeitplan, wenn die Qualität Ihrer Inhalte beeinträchtigt wird. (In diesem Blogbeitrag finden Sie einige hervorragende Benchmark-Daten dazu, wie oft Unternehmen bloggen sollten.)

Wenn Sie die Anzahl der Tage, die Sie veröffentlichen möchten, verringern möchten, klicken Sie auf das Kalenderereignis dieses Tages und wählen Sie "Löschen". [19659002] Auch wenn Sie mehrmals am Tag veröffentlichen möchten, ist das Aktualisieren dieses Kalenders so einfach wie das Hinzufügen eines Ereignisses. Wählen Sie einen Slot in Ihrem Kalender aus, um ein weiteres "Blog TBD" -Ereignis hinzuzufügen, und kopieren Sie die Standardbeschreibung aus einem anderen der von Ihnen importierten Ereignisse.

Als Nächstes müssen einige kleinere Anpassungen vorgenommen werden. Derzeit sind die "Blog TBD" -Ereignisse auf 10 Uhr morgens eingestellt. Sie können diese Ereignisse jederzeit zu dem Zeitpunkt verschieben, zu dem Ihr Blog tagsüber veröffentlicht wird.

10. Einrichten wiederkehrender Ereignisse.

Nachdem Sie Ihre Veröffentlichungsdaten und -zeiten festgelegt haben, können Sie diese wiederkehrenden Ereignisse in Ihrem Kalender festlegen. Wenn Sie einen regelmäßigen Veröffentlichungsplan haben, z. B. jeden Montag, Mittwoch und Freitag um 10:00 Uhr, fügen Sie diesen als wiederkehrenden "Slot" in Ihren Kalender ein. Es ist in Ordnung, wenn Sie noch keinen vollständigen Inhalt – oder sogar einen Arbeitstitel – haben, um ihn dort abzulegen. Es ist nur eine Erinnerung daran, dass Sie an diesem Tag etwas veröffentlichen möchten.

Um Ihren wiederkehrenden Slot hinzuzufügen, klicken Sie auf Ihr erstes "Blog TBD" -Ereignis und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um Ihr Ereignis zu bearbeiten. Hiermit gelangen Sie zu den Details des Beitrags, in dem Sie für jede Aufgabe einen benutzerdefinierten wiederkehrenden Zeitplan erstellen können, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

 Festlegen eines benutzerdefinierten Wiederholungszeitplans in Google Kalender für wiederkehrende Ereignisse Sie Sie können den Beitrag als wiederkehrenden Beitrag einrichten, sodass er automatisch jeden Montag, Mittwoch und Freitag um 10:00 Uhr (oder an beliebigen Tagen und zu beliebigen Zeiten) angezeigt wird.

 Festlegen der benutzerdefinierten Wiederholung in Google Kalender für wiederkehrende Ereignisse

Wenn Sie die wiederkehrenden Tage ausgewählt haben, klicken Sie auf "Fertig" und "Speichern" und Sie haben ein redaktionelles Kalender-Framework, mit dem Sie arbeiten können.

Behalten Sie vorerst den Titel des Ereignisses bei "Blog TBD", aber Sie können die Beschreibung jederzeit mit zusätzlichen Details anpassen, die Sie für jeden Beitrag angeben möchten. Warten Sie, bis Sie einen Gast eingeladen haben, da wir damit einem Autor Beiträge zuweisen, sobald Sie mit dem Ausfüllen Ihrer Themen beginnen. Wenn alles abgeschlossen ist, klicken Sie auf "Speichern".

Wenn Sie keinen solchen wiederkehrenden Zeitplan haben, benötigen Sie möglicherweise noch keinen redaktionellen Kalender – aber es ist eine gute Möglichkeit, sich Ziele zu setzen. Wenn Sie wissen, dass Sie jede Woche eine bestimmte Anzahl von Posts veröffentlichen möchten, auch wenn Sie nicht jeden einzelnen Slot erreichen, ist dies eine gute Erinnerung für Sie und Ihr Team, dass Sie alle danach streben sollten.

11 . Füllen Sie Ihre Veröffentlichungsslots.

Jetzt, da Sie alle Slots kennen, die Sie füllen möchten, müssen Sie sie tatsächlich … Sie wissen … füllen. (Wenn Sie noch keine Themenideen haben, sehen Sie sich diesen kostenlosen Generator für Themenideen an. Er gibt Ihnen einige gute Ideen für Inhalte, die in den Kalender aufgenommen werden sollen.)

Angenommen, einer der Beiträge, die Sie schreiben möchten, ist "10 überraschende Fakten über Tapire" und einer der Beiträge, die Sie bereits geschrieben haben und später veröffentlichen möchten, lautet "Denken Sie, Sie sind ausgeschnitten, um einen Tapir zu besitzen? Lesen Sie dies zuerst." Cool! Fügen Sie sie einfach beide zum Kalender hinzu, indem Sie am richtigen Datum auf "Post-TBD" klicken, "Ereignis bearbeiten" auswählen und dann den Text "Post-TBD" in den tatsächlichen Titel des Beitrags ändern.

 Ändern des Namens of Post in Google Editorial Calendar

Nehmen wir nun an, Sie möchten nicht "10 überraschende Fakten über Tapire" schreiben, sondern Ihren Kollegen. Um dem Beitrag einen Autor zuzuweisen, laden Sie ihn als Gast zur Veranstaltung ein. Klicken Sie dazu auf das Ereignis, klicken Sie auf "Ereignis bearbeiten" und laden Sie diesen Kollegen zum Beitrag ein, indem Sie seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse in das Feld "Gäste hinzufügen" eingeben und "Hinzufügen" auswählen, wenn ihr Name angezeigt wird Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 Hinzufügen von Gästen in Google Kalender

Jetzt kann jeder sehen, wer für das Schreiben des Beitrags verantwortlich ist, der in diesem Zeitfenster erstellt wird.

Sie können noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie dem Feld "Beschreibung" des Ereignisses Details hinzufügen, wie im großen Feld im obigen Screenshot gezeigt. Möglicherweise enthalten Sie eine kurze Zusammenfassung, die Keywords, für die Sie den Beitrag ausrichten möchten, die Zielgruppe, die Sie erreichen möchten, und das Angebot oder den CTA, an den Sie den Leser am Ende des Beitrags weiterleiten. Vergessen Sie nicht das Fälligkeitsdatum für den Entwurf.

Bevor Sie das Ereignis in Google Kalender speichern können, wird in einem Dialogfeld gefragt, ob Sie nur dieses Ereignis oder alle Ereignisse in der Serie ändern möchten. Wählen Sie "Nur dieses Ereignis".

 Wiederkehrendes Ereignis bearbeiten, um nur dieses Ereignis zu speichern.

Wiederholen Sie diese Schritte, um jedem Blog-Thema heute und in Zukunft zuzuweisen.

12. Teilen Sie Ihren redaktionellen Kalender mit anderen.

Nachdem Sie Ihren Kalender eingerichtet haben, können Sie Personen einladen, ihn zu sehen. Ich würde empfehlen, dass Sie mit Ihrem direkten Team und regelmäßigen Mitwirkenden beginnen – sowie mit jedem, der Sie regelmäßig nach der Veröffentlichung von Inhalten in Ihrem Unternehmensblog fragt.

Um diesen redaktionellen Kalender mit anderen zu teilen, suchen Sie einfach Ihren redaktionellen Kalender unter "Meine Kalender ", wie unten gezeigt. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Kalendernamen und wählen Sie dann "Einstellungen und Freigabe", wenn es im Dropdown-Menü angezeigt wird. Sie werden zu demselben Bildschirm weitergeleitet, den Sie beim ersten Ausfüllen der Details Ihres redaktionellen Kalenders in Schritt 2 gesehen haben.

 Freigeben von Einstellungen in Google Kalender Anschließend können Sie die Namen von Personen hinzufügen mit wem Sie den Kalender teilen und die richtigen Berechtigungsstufen für jeden eingeladenen Teilnehmer festlegen möchten.

Es ist ratsam, die Berechtigungseinstellungen für die Verwaltung von Änderungen und die Freigabe auf ein Minimum zu beschränken, damit nicht zu viele Köche in der Liste sind Küche – aber ich empfehle, dass Sie alle Ereignisdetails anzeigen lassen, damit genau klar ist, welche Inhalte in den einzelnen Slots angezeigt werden.

Geben Sie unter der Überschrift "Mit bestimmten Personen teilen" die E-Mail-Adressen der Mitglieder Ihres Content-Teams und ein Entscheiden Sie, ob sie über Anzeige-, Bearbeitungs- oder Administratorrechte verfügen. Speichern Sie Ihre aktualisierten Einstellungen.

Warum die Verwendung von Google Kalender als redaktioneller Kalender funktioniert

Ich habe bereits erwähnt, dass wir viele verschiedene redaktionelle Kalenderlösungen ausprobiert haben, und dies ist die einzige, die länger als ein paar Monate feststeckt. Ich denke, ein Grund dafür ist, dass wir Google Mail für unsere Unternehmens-E-Mails verwenden. Dies bedeutet, dass jeder in unserem Team bereits den ganzen Tag in Google Mail (und insbesondere in seinem Kalender) ist. Infolgedessen fällt es den Menschen nicht schwer, den redaktionellen Kalender zu überprüfen, da es für sie nicht schwierig ist, ihn zu finden.

Google Kalender macht es auch sehr einfach, Dinge zu verschieben und zu planen, weil … Nun … es ist schon ein Kalender. Es verfügt über alle Funktionen, die Sie benötigen, um Dinge zu planen und die Leute, die darüber Bescheid wissen müssen, zu informieren. Als wir dafür andere Lösungen verwendeten, haben wir versucht, eine Kalenderfunktion zu hacken, anstatt uns nur auf eine bereits vorhandene zu verlassen.

In diesem Sinne ist das Hinzufügen von Personen zum Anzeigen Ihres Kalenders einfach, was es für mehrere Teams einfach macht um zusammenzuarbeiten, zu sehen, was veröffentlicht wird, und herauszufinden, wann sie möglicherweise Inhalte und Kampagnen starten können.

Schließlich ist dies ein Präzedenzfall für andere Teams, die sich auf wirklich einfache Weise mit Ihnen abstimmen können. Sie können einen Kalender für bevorstehende Kampagnen, Angebote, Social-Media-Pushs und Produkteinführungen haben – Sie nennen es. Und Sie können alle diese Kalender miteinander teilen, um auf einem Bildschirm alles zu sehen, was gerade passiert, damit Sie leichter koordinieren können.

Gibt es andere Lösungen für die Pflege eines redaktionellen Kalenders? Natürlich. Aber wenn Sie nach einem Produkt mit minimaler Lebensfähigkeit suchen, und zwar nach einem kostenlosen, ist dies nicht allzu schäbig. Es hat unser Content-Team für einige Zeit gesund, agil und transparent gehalten – und ich denke, es könnte dasselbe für Sie tun.

 redaktioneller Kalender

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Januar 2019 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.

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