Wie bereite ich mein Projekt und mein Team auf Outstaffing vor?

Angesichts der Situation mit dem COVID-19 mussten viele Leute ihre Mitarbeiter abbauen und sich an das Personal wenden, um die fehlenden Rollen und Prozesse auszufüllen. Software-Outstaffing und verteilte Teams waren schon vor dem Coronavirus sehr beliebt, daher sind die Prozesse in dieser Dienstleistungsbranche gut eingestellt und die Teams können ziemlich schnell mit der Arbeit beginnen. Es gibt jedoch auch bestimmte Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, bevor sie die Outstaffing-Services bestellen. In diesem Artikel möchten wir alle Phasen des Outstaffing auflisten und erläutern, was Sie tun müssen, um sich darauf vorzubereiten.

Nehmen wir an, Sie haben bereits einige Unternehmen ausgewählt, die das Outstaffing anbieten. Ich werde nicht im Detail auf die Auswahl des Unternehmens eingehen, da es bereits viele Artikel dazu gibt, sondern mich lieber darauf konzentrieren, was als nächstes passiert. Also, sobald Sie:

  1. Die Rollen definiert haben, die überbesetzt werden müssen.
  2. Einige Unternehmen für die Überbesetzung ausgewählt.

Was passiert als nächstes?

Phase 1: Stellen Sie dem Team Anforderungen zur Verfügung.

Um zu kommunizieren Um die Anforderungen an den Entwickler bestmöglich zu erfüllen, ist es wichtig, die Anforderungen zu stellen, in denen Ihre Erwartungen in Bezug auf Folgendes dargelegt werden:

  • Projekt
  • Harte Fähigkeiten
  • Soft Skills
  • Prozesse

Ihr Ziel ist es, Folgendes bereitzustellen: Viele Details, die Sie in dieser Phase entdecken können, damit Ihr potenzielles Lieferantenunternehmen die am besten geeigneten Ressourcen für Ihr Projekt auswählen kann. Wenn Sie eine Checkliste wünschen, müssen Sie dem Entwicklungsteam die nächsten Informationen zur Verfügung stellen:

Projektinformationen. Die von Ihnen angegebenen Informationen helfen bei der Auswahl von Entwicklern, Testern, Projektmanagern usw., die zuvor an ähnlichen Projekten gearbeitet haben. Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die kommuniziert werden sollen:

  • Geben Sie die Projektbranche an.
  • Geben Sie die Benutzer der Projekttechnologien an.
  • Geben Sie die Codeebene an, über die Sie das Projekt bewerten (z. B. erfordert Spaghetti-Code Entwickler mit höherem Kenntnisstand).
  • Geben Sie mehrere Module oder Aufgabenbeispiele an, die Entwickler ausführen können sollten.
  • Wenn Sie über das Project Vision-Dokument verfügen, müssen Sie es idealerweise bereitstellen.

Weitere Informationen zum Projektvision und zum Ausfüllen, Sie können von unserem Team anfordern.

Anforderungen an harte Fähigkeiten. Seien Sie realistisch, wenn Sie Anforderungen an harte Fähigkeiten stellen. Denn manchmal schreiben Kunden alle Technologien, von denen sie jemals gehört haben, als harte Anforderung auf, während sie im Projekt kaum verwendet werden. Dies verringert die Anzahl der Lebensläufe, die Sie erhalten.

  • Grad der Fähigkeiten, die Sie bei Entwicklern suchen, z. Senior, Middle, Junior.
  • Technologie-Stack.
  • Was andere Mitarbeiter außer dem Haupt-Technologie-Entwickler wissen sollten, z. CI, CD usw.
  • Gewünschte und erforderliche Fähigkeiten.
  • Sicherheitsstandard, den Sie einhalten. Es ist äußerst wichtig, dass das Team sicherstellen kann, dass es über ein ausreichendes Maß an Software und Hardware verfügt, um das von Ihnen angegebene Sicherheitsniveau bereitzustellen.

Anforderungen an Soft Skills

  • Niveau der Kommunikationsfähigkeiten.
  • Was Englischkenntnisse sind erforderlich (viele Unternehmen stellen den englischsprachigen Manager zur Verfügung, um den Mangel an Sprachkenntnissen des Entwicklers auszugleichen. Dies kann ein guter Handel sein, wenn ein Entwickler über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt, da solche Ressourcen traditionell niedrigere Raten aufweisen).
  • Unabhängige Arbeit.
  • Praktiken zur Überprüfung des Codes.
  • Fähigkeiten zur Teamführung.
  • Initiative.

Prozessanforderungen

  • Geben Sie die Zeitzone und die Arbeitszeit der Entwickler an auf. Auf diese Weise kann der Anbieter die Teammitglieder auswählen, die bereit sind, die Anforderungen Ihrer Zeitzone zu erfüllen. Basierend auf unserer Praxis besteht die ideale Variante darin, 2-3 überlappende Stunden zu haben.
  • Task-Manager. Teilen Sie mit, welchen Task-Manager Sie verwenden, um die Arbeit zu verfolgen.
  • Zeitberichterstattung. Zeigen Sie, mit welchen Tools Entwickler die erfasste Zeit melden müssen.
  • Andere Berichte, die ein Entwickler bereitstellen soll.
  • Kranke Blätter für den Entwickler. Benötigen Sie einen Ersatz für diesen Zeitraum?
  • Urlaub Benötigen Sie für den Entwickler einen Ersatz für diesen Zeitraum?
  • Koordinieren Sie die Feiertage in Ihrem Land und im Land des Entwicklungsteams.
  • Budgeterwartungen – auch wenn diese Informationen zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich sind oder Sie wahrscheinlich erhalten haben es ist bei der Auswahl des Unternehmens erwähnenswert. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie sich wirklich Zeit sparen, wenn Sie Erwartungen an die Preise des Entwicklers stellen. Auf diese Weise müssen Sie nicht alle Phasen durchlaufen, um herauszufinden, dass die von Ihnen geplanten Preise nicht von der bereitgestellt werden Outstaffing-Team.

Phase 2: Entwickler anhand von Lebensläufen auswählen

Basierend auf diesen Informationen in Phase 1 würde das Outstaffing-Unternehmen die Lebensläufe der Entwickler auswählen, die Ihren Anforderungen am relevantesten entsprechen. Normalerweise kehren sie mit mehreren Lebensläufen zurück, aus denen Sie auswählen können. Einige von ihnen entsprechen Ihren Anforderungen, andere erfüllen sie irgendwie. In dieser Phase müssen Sie die Entwickler auswählen, die Sie interviewen möchten.

Phase 3: Interview

Nachdem Sie die Lebensläufe überprüft haben, müssen Sie in der nächsten Phase einen Interviewanruf mit den Entwicklern planen, um die Fähigkeiten sicherzustellen im Lebenslauf skizziert sind die Realität. Hier empfehlen wir zwei Phasen des Interviews:

  • Allgemeines, in dem der Projektmanager des Projekts oder eine andere Kontaktperson mit einem Entwickler kommunizieren und sicherstellen kann, dass die Einstellung, Vision und Soft Skills des Entwicklers für das Projekt geeignet sind
  • Technisches Interview, bei dem eine Person mit technischem Hintergrund die deklarierte Erfahrung und das Wissen des Kandidaten überprüfen kann.

Wir empfehlen, das Punktesystem hier zu verwenden, um Personen zu bewerten, die Sie mögen. Verwenden Sie das 1-10-Punkte-System, bei dem Sie

  • 1-3 für Kandidaten geben, die Sie absolut nicht mögen,
  • 4-6, die möglicherweise gut passen
  • und 7-10, wenn sie perfekt passen.

Wenn jeder der Interviewer die Punkte hinzufügt, erhalten Sie am Ende ein allgemeines Bild der Personen, die Sie möglicherweise einstellen möchten.

Phase 4: Einstellung von Outstaff-Entwicklern

Vorausgesetzt, Sie haben einen Entwickler ausgewählt In der nächsten Phase wird die Vereinbarung unterzeichnet und die Vorauszahlung für die Arbeiten des Entwicklungsteams geleistet. Hier besteht der Prozess wirklich aus:

  • Sicherstellen, dass Sie mit der Vereinbarung einverstanden sind;
  • Sicherstellen, dass die vom Unternehmen angegebenen Preise angemessen sind.

Eine kurze Checkliste, die Sie vor Beginn der Vereinbarung durchgehen müssen:

  • Die Preise werden koordiniert.
  • Die Zeit, die jedes Teammitglied für das Projekt aufwenden wird, wird bestätigt.
  • Die ausgewählten Entwicklernamen werden bestätigt.
  • Die Prozessanforderungen sind gut für das Team.

Phase 5: Integration von Entwickler

Dies ist wahrscheinlich einer der herausforderndsten Teile, und viele Projekte werden gestoppt, bevor sie überhaupt beginnen. Hier ist es wichtig, dass alle Prozesse und Kommunikationen eingerichtet und alle Zugriffe bereitgestellt werden. Sie als Unternehmen, das Outstaffing-Services bestellt, sind dafür verantwortlich, alle Umgebungen bereitzustellen und alle Prozesse, Vorschriften und Regeln zu kommunizieren, die die neuen Teammitglieder einhalten sollten.

Zugriff auf Code

Stellen Sie sicher, dass das Team Zugriff auf das Projekt hat und es versteht seinen Zweck und worum es geht.

  • Freigabezugriff : Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriffsdetails für das GIT oder ein anderes System, das Sie für die Versionskontrolle verwenden, freigegeben haben.
  • Vorhanden Der Workflow : Wenn Sie sich an bestimmte Workflows im Projekt halten, insbesondere wenn Sie mehrere Umgebungen haben, ist es wichtig, den Ablauf mit dem neuen Team zu besprechen.
  • Geben Sie die Test-URL an ] an die Teammitglieder, damit sie sicher durch das Projekt klicken können, ohne befürchten zu müssen, etwas auf der Live-Website zu beschädigen.
  • Geben Sie den Link zur Dokumentation des Projekts an, falls vorhanden.

Es ist auch eine gute Praxis, um eine ca. zu haben Wenden Sie sich an einen Produkt- / Projektmanager oder einen Product Owner, der kurz beschreiben kann, worum es bei dem Projekt geht und wozu es dient, den Bildschirm freigeben und die wichtigsten Funktionen und Marketingpunkte des Produkts anzeigen kann. Denken Sie auch daran, dass eine gute Integration einer Person mit einfachen oder isolierten Aufgaben beginnt und erst dann die neue Person in erweiterte Teile des Systems integriert.

Task Tracker

  • Freigabezugriff: Fügen Sie neue Entwickler hinzu Als Teammitglieder Ihres Jira, Trello, Asana oder eines anderen Trackers, mit dem Sie die Aufgaben für Ihr Team verwalten. Wenn Sie keinen Task-Tracker verwenden, ist es äußerst wichtig, einen zu verwenden, da Sie nur mit dem Projektmanagement-Tool beurteilen können, wie effektiv die Arbeit eingerichtet ist.
  • Präsentieren Sie den Workflow: Die Aufgabe muss über einen eigenen Workflow verfügen und jedes Teammitglied muss über die Definition der für die Aufgabe erledigten Aufgabe koordiniert werden. Z.B. Aufgabe gilt als erledigt, wenn sie zum Testen zur Verfügung steht? Oder erfolgt dies, wenn es für die Bereitstellung in der Live-Umgebung verfügbar ist? Unten sehen Sie ein Bild des vorgeschlagenen erweiterten Workflows, den unser Team verwendet.

In seiner grundlegendsten Ansicht kann der Task-Workflow jedoch wie folgt aussehen:

 Tabelle

Mit Trackern wie Jira kann er benutzerdefiniert eingerichtet oder eine der Vorlagen ausgewählt werden.

  • Zeitprotokollierung. Das Outstaff-Team arbeitet normalerweise mit den Zeiterfassungstools, auf deren Grundlage sie einen Bericht erstellen. Jede Aufgabe erfordert eine Schätzung der Zeit, die für die Fertigstellung gemäß der Definition von erledigt benötigt wird, sowie die Anzeige der tatsächlich aufgewendeten Zeit. Die hoch organisierten Teams halten diese beiden Werte genau, wodurch wir später die Arbeit optimieren können. Aufgaben-Tracker wie Jira verfügen über das integrierte Tracking-System.

Prozesse:

  • Treffen Sie das Team . Stellen Sie die neuen Entwickler dem Team vor und achten Sie besonders darauf, welche Fragen und Elemente der Entwickler an welche Person richten sollte. Im Idealfall empfehlen wir, die Team-Seite in dem System vorzubereiten, in dem Sie die Dokumentation aufbewahren. Dies kann auf einfachste Weise folgendermaßen aussehen:

 Tabelle

      • Mit welcher Person Sie sprechen können, wenn Sie einen freien Tag benötigen [19659004] Mit welcher Person für neue Aufgaben zu sprechen
      • Mit welcher Person im Falle einer technischen Entscheidung zu sprechen

RACI ist die erweiterte Version davon. Wenn Sie jedoch die schnelle und minimale Unterstützung hier anstreben, bereiten Sie ein solches Dokument vor, und Sie sparen so viel Zeit.

    • Stellen Sie den neuen Teammitgliedern den Hauptansprechpartner zur Verfügung, an den sie sich wenden können und der sie leiten kann an das richtige Teammitglied mit den erforderlichen Kenntnissen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die nicht über die Dokumentation ihrer Projekte verfügen.
  • Mitteilung:
    • Geben Sie die Zugangsdaten zum Hauptkommunikationskanal an, unabhängig davon, ob es sich um Slack, Microsoft Teams, Skype oder eine normale Telefonleitung handelt. Unsere Empfehlung lautet Slack (!)
    • Kommunikationsstunden definieren. Dies entspricht den Arbeitszeiten der Entwickler, die Sie frühzeitig hätten koordinieren müssen. Empfohlene Szenarien sind:
      • Täglicher Standup, bei dem Entwickler über abgeschlossene Dinge von gestern berichten und den To-Do-Plan für heute bereitstellen.
      • Meilenstein- / Sprint-Planungsmeetings, bei denen eine langfristigere Planung durchgeführt werden kann.
      • Das Delivery-Meeting, Hier können Entwickler die Demo des Entwickelten bereitstellen und sicherstellen, dass sie die richtige Vision für das Projekt haben.
      • Das retrospektive Meeting, bei dem alle Teammitglieder zusammenarbeiten können, um herauszufinden, was während dieser Iteration gut und was schlecht war und was sie besser machen können.
  • Regeln und Vorschriften:
    • Teilen Sie dem Team alle Regeln mit, die Sie im Unternehmen haben.
    • Koordinieren Sie die Feiertage. Da Sie möglicherweise Offshore-Entwicklung bestellen, können die Feiertage und ihre Anzahl ziemlich unterschiedlich sein. Sie müssen sicherstellen, dass Sie wissen, wann ein Entwickler arbeitet und wann nicht. Sagen Sie ihnen, welche Benachrichtigung Sie vor ihren Ferien erhalten möchten.

Wenn Sie die Einrichtung der Dienste für das Outstaffing oder Outsourcing benötigen, kontaktieren Sie uns. Wir haben mehr als 30 Unternehmen erfolgreich dabei geholfen, effizienter zu arbeiten, indem wir nur die Prozesse in ihren Teams organisiert haben.

Schlussfolgerung

Die Liste der Elemente kann erweitert werden, und die Integration jeder Rolle erfordert die Besonderheiten. Der Artikel listet also nur die wichtigsten auf. Um alles zusammenzufassen, müssen Sie:

  • Ihre Anforderungen richtig kommunizieren.
  • Stellen Sie sicher, dass die vorgeschlagenen Personen Ihre Anforderungen erfüllen.
  • Stellen Sie den freundlichen Integrationsprozess bereit.

Wenn diese drei Regeln erfüllt sind, werden Sie glücklich sein Team und ein kostengünstiges Budget. Happy outstaffing!

Als kompetenter Leiter mit über 10 Jahren Erfahrung in Projekt- und Produktmanagement, Geschäftsentwicklung und Vertrieb habe ich starke Fähigkeiten in den Bereichen Verhandlung, Krise, Kunden- und Risikomanagement. Als hervorragender Kommunikator bin ich auch ein guter Mentor und führend in der Technologiebranche. Erfahrung und Fachwissen sind die wichtigsten Grundlagen für meine Fähigkeit, tiefe Einblicke in die Branche zu gewähren. Infolgedessen wurde ich auch veröffentlicht oder habe Beiträge zu mehreren technischen und geschäftlichen Artikeln verfasst.

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